Offene Stelle

Büroassistentin bzw. Büroassistent (w/m/d) Kanzlerbüro

Einsatz­dienststelle(n)

Universität Rostock
Schwaansche Str. 2
18055 Rostock
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Bewerbung bis
26.11.2020
Arbeitsbeginn ab
01.01.2021
Beschäftigungs­dauer
unbefristet
Arbeitszeit
Teilzeit, 20 Stunden/Woche
Besoldung/ Entgeltgruppe
E 6 TVL
Ansprech­partner/in

An der Universität Rostock ist zum 1.1.2021 die Position einer Büroassistentin bzw. eines Büroassistenten zu vergeben. Die Stelle ist in der Zentralen Universitätsverwaltung angesiedelt. Die Aufgaben umfassen die Erledigung aller Büroassistenz- und Sekretariatsarbeiten im Büro des Kanzlers.

  • Ihre Aufgaben

    • Erledigung aller Büroassistenz- und Sekretariatstätigkeiten im Vorzimmer des Kanzlers, wie z.B. Termin-, Besuchs und Telefonmanagement
    • Erstkontakt und Schnittstelle für verschiedene Mitglieder und Akteure der Universität Rostock
    • organisatorische Unterstützung von Meetings inklusive Vor- und Nachbereitung, z.B. durch Ausfertigen von Protokollen, Kommunikation der Festlegung und Nachverfolgung der Erledigung
    • Empfang und Betreuen von Gästen
    • Bewirtschaftung der dem Kanzler direkt zugeordneten Haushalts- und Drittmittel und unterschriftreife Vorbereitung von Mittelverwendungen, Bearbeiten von Reisekosten
    • Mitwirkung bei der Erarbeitung der Wirtschaftsplanung, insbesondere von Beschäftigungspositionen im Bereich der Zentralen Universitätsverwaltung
    • Einführung und Betrieb der elektronischen Schriftgutverwaltung im Büro des Kanzlers
    • Erarbeiten standardisierter Prozessketten für die Vorgangsbearbeitung im Büro
    • Erarbeiten und Einstellen von Nachrichten im Dienstleistungsportal
  • Das erwarten wir von Ihnen

    • abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. im Büromanagement oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss mit jeweils mindestens gutem Ergebnis
    • mehrjährige, einschlägige berufliche Erfahrungen im Büromanagement 
    • sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und freundliche Umgangsformen
    • sehr gute IT-Anwenderkenntnisse sowie ein sicherer Umgang in allen üblichen MS Office-Produkten und elektronischen Kommunikationswegen
    • sicher im Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift und sehr gute Rechtsschreib- und Grammatikkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
    • Befähigung Sachverhalte, so formulieren zu können, dass die gut nachvollziehbar und verständlich sind
    • verlässliche, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise und ein besonderes Verantwortungsbewusstsein
    • Freude an der Arbeit im Team und ein positives Dienstleistungsverständnis
  • Das bieten wir Ihnen

    • Vergütung nach E 6 TVL
    • eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe
    • flexible Arbeitszeiten
    • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
    • 30 Tage Urlaub
  • Hinweise zum Bewerbungs- und Auswahlverfahren

    Wir schätzen Vielfalt in der Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung oder Weltanschauung.

    Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber und ihnen Gleichgestellte berücksichtigen wir bei gleicher Eignung bevorzugt. Wir empfehlen Ihnen daher, auf eine Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung bereits im Anschreiben hinzuweisen.

    Bewerberinnen und Bewerber aus dem öffentlichen Dienst bitten wir, ihr Einverständnis zur Einsichtnahme in die Personalakte zu erklären.

    Mit der Bewerbung verbundene Kosten können wir leider nicht erstatten.

  • Ansprechpartner/in

    Christine Radtke
    Ansprechpartner/in für Fragen zur Stellenausschreibung/fachliche Fragen

    Tel.: 0381 - 498 1284
    E-Mail: christine.radtke@uni-rostock.de
    Behörde: Universität Rostock, NPR

  • Lage der Einsatzdienststelle(n)