Offene Stelle

Bürosachbearbeiterin bzw. Bürosachbearbeiter (w/m/d) im Geschäftszimmer des Ersten Direktors

Eine Frau sitzt in einem Büro vor ihrem Computer. Sie telefoniert konzentriert und macht sich Notizen.
© Oksana Kuzmina / Fotolia
Einsatz­dienststelle(n)

Landesamt für Gesundheit und Soziales, Rostock
Stephanstraße 18
18055 Rostock

Bewerbung bis
17.04.2024
Arbeitsbeginn
schnellstmöglich
Beschäftigungs­dauer
befristet 2 Jahre ab Einstellung
Arbeitszeit
Vollzeit, teilzeitfähig, Mindestumfang 35 Std./wö.
Besoldung/ Entgeltgruppe
Job-ID
8135

Die Tätigkeit im Geschäftszimmer des Ersten Direktors des LAGuS ist ein wesentlicher Aufgabenbereich des Inneren Dienstes. Der Innere Dienst besetzt im LAGuS eine Schnittstellenfunktion zu allen Verwaltungseinheiten. Ziel des Inneren Dienstes ist dabei die Koordination und Gewährleistung von sämtlichen Querschnittsaufgaben für die Fachdezernate bzw. Fachabteilungen. Damit soll die Aufrechterhaltung des behördeneigenen Dienstbetriebs sichergestellt werden. Der Innere Dienst versteht sich dabei als Dienstleister nach innen. Der Bereich befindet sich vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung aktuell in einem Prozess der Veränderung und Neuausrichtung.

  • Ihre Aufgaben

    • Eigenständige Führung und Organisation des Geschäftszimmers der Hausleitung, insbesondere
      • Allgemeine Büroorgansiation, Sekretariatsaufgaben und Schreibtätigkeiten
      • Vorbereitung, Koordination und Überwachung von Terminen und Dienstreisen
      • Unterstützung im Veranstaltungsmanagement, Besucherempfang und Gästebetreuung
      • Schnittstellentätigkeiten zum Inneren Dienst hinsichtlich aller Belange der Bediensteten im Dienstgebäude Stephanstraße
    • unterstützende Bürosachbearbeitung für die Zentralabteilung, insbesondere
      • Mitwirkung bei der Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten (Buchungs- und Überwachungstätigkeit)
      • Bewirtschaftung des besonderen Behördenpostfaches (beBPo) zur Realisierung des EGVP
      • Mitwirkung in Beschaffungsangelegenheiten mit geringen Auftragswert, insbesondere Büromaterial
      • Kopier- und Scanservicearbeiten
      • Registratur- und Archivtätigkeiten
  • Ihr Profil

    Vorausgesetzt werden:

    • erfolgreich abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau / Bürokaufmann, Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte / Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter 
    • Kommunikations- und Teamfähigkeit
    • gründliche und strukturierte Arbeitsweise sowie souveräner Umgang mit besonders stressgeladenen Situationen
    • Organisationstalent und schnelle Auffassungsgabe
    • hohe Flexibilität, Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft ggf. auch außerhalb der üblichen Servicezeiten
    • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort, Schrift und Ausdruck (vergleichbar C 2-Niveau)
    • anwendungssichere Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Umgang mit MS Office-Produkten (Word, Excel, Outlook, Power Point) und mit moderner Bürotechnik
    • Führerschein Klasse B und Fahrbereitschaft

    Wünschenswert sind:

    • mehrjährige einschlägige Berufserfahrungen im Sekretariats- und Vorzimmerbereich, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung
    • Kenntnisse von Aufgaben und Struktur des LAGuS
    • Erfahrungen im Haushalts- bzw. Rechnungswesen
  • Das bieten wir Ihnen

    • eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe
    • die Möglichkeit zur Weiterbildung
    • flexible Arbeitszeiten
    • Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
    • 30 Tage Urlaub
  • Hinweise zum Bewerbungs- und Auswahlverfahren

    Wir schätzen Vielfalt in der Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung oder Weltanschauung.

    Bewerbungen von Frauen begrüßen wir besonders.

    Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber und ihnen Gleichgestellte berücksichtigen wir bei gleicher Eignung bevorzugt. Wir empfehlen Ihnen daher, auf eine Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung bereits im Anschreiben hinzuweisen.

    Mit der Bewerbung verbundene Kosten können wir leider nicht erstatten.

    Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).

    Der Dienstposten ist aus arbeitsorganisatorischen Gründen nur eingeschränkt homeofficefähig.

    Ihre personenbezogenen Daten aus den Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich für den Zweck des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Ihre Unterlagen zu den Akten genommen und die personenbezogenen Daten gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten werden diese unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet bzw. gelöscht. Weitere Informationen zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten und zur Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter:

    http://www.lagus.mv-regierung.de/Services/Datenschutz/?racr=a

    Datenschutzhinweise

    Ihre Daten aus den Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich für den Zweck des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie in unseren Datenschutzbestimmungen:

    Datenschutzbestimmungen zu Ihrer Bewerbung

  • Weiterführende Informationen

  • Ansprechperson(en)

    Herr Thomas Zühlsdorf
    Ansprechperson für personalrechtliche Fragen

    Tel.: 0385 58859073
    E-Mail: thomas.zuehlsdorf@lagus.mv-regierung.de
    Behörde: Landesamt für Gesundheit und Soziales

    Frau Dr. Kathrin Grams
    Ansprechperson für fachliche Auskünfte

    Tel.: 0385 58859060
    E-Mail: kathrin.grams@lagus.mv-regierung.de