Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter (w/m/d) im Vorzimmer der Leiterin der Abteilung Arbeit

Im Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit Mecklenburg-Vorpommern ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters im Vorzimmer des Leiters der Abteilung "Arbeit und Fachkräfte, ESF, EFRE befristet für die Dauer des Beschäftigungsverbotes und einer sich voraussichtlich anschließenden Elternzeit zu besetzen.

• Ihre Aufgaben

  Das Aufgabengebiet umfasst sämtliche im Vorzimmer einer Abteilungsleitung anfallenden Tätigkeiten, wie z.B.:
  

  • Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung und Kontrolle
  • Terminverwaltung (Terminvereinbarung und -überwachung, Terminkoordination und -kontrolle)
  • Führen der Wiedervorlage (Fristsetzungen, ggf. Anforderung von Stellungnahmen und Überwachung von Rückläufen)
  • Terminvor- und -nachbereitung für Termine der Abteilungsleitung (Zusammenstellung der relevanten Unterlagen)
  • Koordinierung von Telefonaten
  • Schriftgutverwaltung, Aktenablage, Registratur und Archivierung
  • Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
  • organisatorische Vor- und Nachbereitung von Beratungen und Veranstaltungen
  • Organisation und Erledigung von Schreibarbeiten

• Ihr Profil

  • erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur Bürokauffrau bzw. zum Bürokaufmann, zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement,  zur Verwaltungsfachangestellten bzw. zum Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare einschlägige Berufsausbildung
  • sichere Beherrschung der gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, Outlook) sowie versierter Umgang mit dem Internet

  Darüber hinaus werden erwartet

  • ein hohes Maß an Sicherheit im mündlichen und schriftlichen Ausdruck
  • Rechtschreibfestigkeit und Kenntnisse der Briefgestaltung
  • Engagement und Organisationstalent
  • rasche Auffassungsgabe, gute Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
  • sicheres und höfliches Auftreten
  • Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit
  • Belastbarkeit auch bei Termindruck und Zuverlässigkeit
  • Fähigkeit zur Teamarbeit

  Wünschenswert, aber nicht Voraussetzung ist:
  

  • Verwaltungserfahrung
  • Erfahrungen im Bereich der Bürokommunikation und -organisation oder Erfahrungen im Sekretariats-/ Vorzimmerdienst, vorzugsweise im öffentlichen Dienst

• Das bieten wir Ihnen

  • eine anspruchsvolle, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Ministerium in Schwerin, der Landeshauptstadt von Mecklenburg-Vorpommern am Ufer des Schweriner Sees
  • flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten (Gleitzeit und Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens)
  • eine freundliche und aufgeschlossene Arbeitsatmosphäre mit einem angenehmen Arbeitsumfeld
  • eine gründliche Einarbeitung in das Aufgabengebiet
  • attraktive und umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten

• Hinweise zum Bewerbungs- und Auswahlverfahren

  Wir schätzen Vielfalt in der Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung oder Weltanschauung.

  Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber und ihnen Gleichgestellte berücksichtigen wir bei gleicher Eignung bevorzugt. Wir empfehlen Ihnen daher, auf eine Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung bereits im Anschreiben hinzuweisen.

  Bewerberinnen und Bewerber aus dem öffentlichen Dienst bitten wir, ihr Einverständnis zur Einsichtnahme in die Personalakte zu erklären.

  Mit der Bewerbung verbundene Kosten können wir leider nicht erstatten.

  Bewerberinnen und Bewerber sind aufgefordert, den Bewerbungsunterlagen neben geeigneten Nachweisen zu Abschlüssen, Qualifikationen und Kompetenzen ein aktuelles sowie ggf. weitere vorhandene Arbeitszeugnisse bzw. dienstliche Beurteilungen beizufügen. Sollten entsprechende Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen nicht vorliegen, wird darum gebeten, deren Erstellung kurzfristig zu veranlassen und sie zeitnah nachzureichen.

  Datenschutzhinweise

  Ihre personenbezogenen Daten aus den Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich für den Zweck des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Ihre Unterlagen zu den Akten genommen und die personenbezogenen Daten gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von längstens sechs Monaten werden diese unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet bzw. gelöscht. Mit der Einreichung Ihrer Bewerbung erklären Sie hierzu Ihr Einverständnis.
  

  Datenschutzbestimmungen zu Ihrer Bewerbung

• Ansprechperson(en)

  Frau Matzack
  Ansprechperson für Fragen zur Ausschreibung

  Tel.: 0385 588-15114
  Behörde: Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit M-V
  

  Frau Flick
  Ansprechperson für fachliche Fragen

  Tel.: 0385 588-15030
  

• Lage der Einsatzdienststelle(n)

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